Аренда зала для семинаров - важные аспекты


Недвижимость >> 02.08.2017
Аренда зала для семинаров - важные аспекты

Выбрать зал в аренду для семинара проще, чем для тренинга. Семинар - лекция и обсуждение, проводится 1-2 дня. Само мероприятие не подразумевает под собой громкую речь, крики, пение, топот, хлопки и прочие звуки, которые часто сопровождают тренинги и могут мешать другим людям. Поэтому для такого спокойного формата можно арендовать зал в офисном центре коридорно-кабинетной планировки. Если это бизнес-семинар, то лучше выбрать помещение в офисном центре класса «А» или «В», для научных и учебных семинаров подойдет ухоженный класс «С».

Рассматривая предложения, стоит учесть два момента:

  • комфорт участников семинара и преподавателей;
  • оборудование зала.

Комфорт определяют:

  1. Местонахождение зала, которое должно быть удобно для участников. Транспортная доступность и парковочные места - важные составляющие хорошего настроения участников;
  2. Работающие кондиционеры, плотные шторы, открывающиеся окна, чтобы проветривать зал в перерывах;
  3. Кулер с водой и стаканами в зале;
  4. Удобные стулья или кресла с пюпитром;
  5. Предложение принимающей стороной кофе-брейков, бизнес-ланчей, канцелярских принадлежностей (блокноты и ручки);
  6. Доступная зона рекреации на этаже, где можно погулять в перерывах, поговорить по телефону, побеседовать с коллегами, отдохнуть;
  7. И главное - площадь зала.

Расчет комфортной площади зала при театральной посадке

Площадь зала, который вы взяли в аренду под семинары можно рассчитать по формуле: 1 кв.м. на каждого участника плюс 25%. К примеру, на семинаре будет присутствовать 30 человек, значит, площадь зала должна быть 30 + 30*25/100=37,5 кв.м. и более. Эта формула комфортного проведения семинара. Если помещение будет больше, участникам будет неуютно от пустого пространства, сложится впечатление, что семинар не востребован. Если помещение будет меньше, то дискомфорт возникнет от нарушения личного пространства.

Оборудование зала для семинаров

Оснащение зала может быть любым. Главное, чтобы работала нужная аппаратура. Для некоторых семинаров бывает достаточно флипчарта с блоком бумаги и маркеров. Для других необходимо профессиональное звуковое и световое оборудование. Залы бывают оснащены доступом в интернет с высокой скоростью, мультимедийным проектором и экраном, ноутбуком с веб-камерой, микрофонами. Залы в презентабельных бизнес-центрах оснащены интеллектуальной системой управления залом. С помощью Ipad и сенсорных панелей на стенах зала можно координировать температуру кондиционеров, громкость микрофонов, четкость изображения, освещение.

Организационное сопровождение от арендодателя

Если принимающая сторона закрепит за мероприятием индивидуального менеджера, организационные вопросы будут решаться быстро и эффективно. Для подготовки мероприятия и раздаточного материала опытный арендодатель предоставляет время. При выборе аренды зала для семинара, стоит уточнить возможность размещения навигации и программы мероприятия. Радушная встреча и регистрация участников, гардероб, удобная навигация по зданию - залог рабочего настроя участников. Техническая поддержка, инструктаж по работе оснащения зала, настройка оборудования специалистами арендодателя обязательны. Доброжелательная атмосфера, комфортные условия и качественное оборудование зала необходимы, чтобы семинар прошел удачно, и все участники усвоили информацию, заполнили пробелы в своих знаниях, вдохновились на новые свершения и остались довольны.