Системы электронного документооборота


Услуги >> 19.04.2016
Системы электронного документооборота

Идея отказаться от бумажных документов, которыми иногда завалены целые комнаты и архивы, обговаривается уже давно, ее решение - электронная система документооборота. Внедрение системы электронного документооборота имеет много выгод: экономия времени, не нужен штаб работников для ведения документации, не занимает много места. Но кроме своих очевидных достоинств, у системы есть и свои недостатки.

Достоинства

  1. Все документы хранятся в облаке, доступ к которому можно получить с разных устройств, включая смартфоны. Главное условие - доступ к интернету.
  2. Все документы организованы, а поиск занимает считанные секунды. По сравнению с огромными архивами, такой способ кажется большим прорывом, чем, в принципе, он и является.
  3. Экономия материалов и денег. Ведь все знают, что бумагу делают из древесины. Внедрение системы электронного документооборота будет экономить ресурсы. Более того, не нужно будет тратить деньги на канцелярские принадлежности.
Недостатки
  1. Безопасность - самая актуальная тема. Дело в том, что электронная система документооборота более уязвима, так как доступ к ней закрыт паролями, которые можно сломать. Даже если все документы хранятся на внешних и хорошо защищенных накопителях, шанс взлома все равно остается высоким.
  2. Обучения штата сотрудников, а также наем новых. Молодые люди, знающие работать с компьютером и с легкостью находить любую информацию в интернете, смогут работать с СЭД после недолгого курса обучения. Ну а что тогда делать с сотрудниками постарше, которые не смогут освоить новые знания? Вопрос остается открытым.
  3. Время. Для того чтобы полностью перейти на электронный документооборот, необходимо время. Для оцифровки документов одной компании иногда нужны годы.