Системы электронного документооборота
Идея отказаться от бумажных документов, которыми иногда завалены целые комнаты и архивы, обговаривается уже давно, ее решение - электронная система документооборота. Внедрение системы электронного документооборота имеет много выгод: экономия времени, не нужен штаб работников для ведения документации, не занимает много места. Но кроме своих очевидных достоинств, у системы есть и свои недостатки.
Достоинства
- Все документы хранятся в облаке, доступ к которому можно получить с разных устройств, включая смартфоны. Главное условие - доступ к интернету.
- Все документы организованы, а поиск занимает считанные секунды. По сравнению с огромными архивами, такой способ кажется большим прорывом, чем, в принципе, он и является.
- Экономия материалов и денег. Ведь все знают, что бумагу делают из древесины. Внедрение системы электронного документооборота будет экономить ресурсы. Более того, не нужно будет тратить деньги на канцелярские принадлежности.
- Безопасность - самая актуальная тема. Дело в том, что электронная система документооборота более уязвима, так как доступ к ней закрыт паролями, которые можно сломать. Даже если все документы хранятся на внешних и хорошо защищенных накопителях, шанс взлома все равно остается высоким.
- Обучения штата сотрудников, а также наем новых. Молодые люди, знающие работать с компьютером и с легкостью находить любую информацию в интернете, смогут работать с СЭД после недолгого курса обучения. Ну а что тогда делать с сотрудниками постарше, которые не смогут освоить новые знания? Вопрос остается открытым.
- Время. Для того чтобы полностью перейти на электронный документооборот, необходимо время. Для оцифровки документов одной компании иногда нужны годы.
Рекомендуем по теме:
Столичные власти объявили тендеры на детские площадки и лавочки для масштабных работ по благоустройству
Принадлежащая «Магниту» сеть В1 начала работать за пределами Московского региона
«R4S Group» приобрела земельный участок сооснователя «Podium Market» на Рублево-Успенском шоссе
В Минпромторге объяснили решение об оспаривании прав X5 Group
Москва получит в управление инфраструктуру «Сколково»
ГК «Элемент» намерена наладить выпуск оборудования для производства микроэлектроники
Бутики Fendi и Hermes в ГУМе окончательно закрылись
На «Яндекс Маркете» появились гардеробы и кухни под СТМ Pragma
Ozon позволил бизнесу торговать в маркетплейсе свежими продуктами