Распространенные ошибки при автоматизации предприятий

Тендеры >> 14.07.2017
Распространенные ошибки при автоматизации предприятий

Автоматизация склада — решение, которое априори предназначено для облегчения работы людей: от кладовщиков и менеджеров по закупкам, до сотрудников смежных отделов (на первый взгляд никак со складом не связанных). Оперативное внедрение систем автоматизации в теории должно ускорять работу, минимизировать «человеческий фактор», способствовать уменьшению путаницы в делах и нагрузки на менеджеров, бороться с коррупцией путем ведения строгого учета товара, его наличия, загрузок и отгрузок. Но на практике может оказаться, что внедренная система автоматизации — не обязательно склада, это может быть логистическая, транспортная и любая другая автоматическая система управления — должных результатов не дает, а в некоторых случаях даже вносит разлад в работу компании и частично тормозит ее.

Отчего это происходит? Заказчики обычно склонны винить саму систему, не учитывая тот факт, что самый лучший складской или логистический комплекс — всего лишь набор программ и механизмов. Это инструмент, а инструментом нужно уметь пользоваться. Существует ряд распространенных ошибок, происходящих на разных этапах функционирования АСУ - от ее проектирования, до внедрения и практического использования.

Ошибки на стадии формирования ТЗ


Универсальных, подходящих ко всем случаям жизни, АСУ еще не изобрели. Компания «Ай Ти Скан» предлагает покупателям модульные, гибко настраивающиеся под различные задачи продукты, но их все равно необходимо подогнать под нужды конкретного заказчика. Для этого необходимо иметь четкое, хорошо прописанное техническое задание, в первую очередь отвечающее на вопросы: какие задачи должна решать АСУ? С кем или с чем взаимодействовать? Какие отделы компании будут фактически работать с ней?

Как правило, большинство заказчиков, не являясь специалистами в данном вопросе, не могут корректно сформулировать ТЗ. Многие люди «просто хотят автоматизацию склада». В результате, из-за некорректно оформленного технического задания они получают комплекс, который лишь на половину соответствует их ожиданиям.

Системы автоматизации бывают двух совершенно разных типов. Если речь идет о самой популярной на сегодняшний день категории ВМС-управление складом, то нужно понимать, что особенности этого класса АСУ также являются ее достоинством.

С системой WMS работает не только складской комплекс. Ее внедрение изменяет работу продажников, специалистов по закупкам, отдела маркетинга и даже службы информационных технологий компании. WMS охватывает все подразделения предприятия, прямо или косвенно связанные с товаром и продажами. Поэтому и принимать участие в формировании ТЗ должны представители всех этих подразделений.

управление складом москва

Существует правило: при внедрении АСУ должно учитываться глобальное изменение технологических процессов, которое неминуемо произойдет после начала работы комплекса. Если переход на новые принципы работы не подготовлен, это может быть чревато различными сложностями, вплоть до всеобщего коллапса.

Между тем формирование ТЗ часто поручают только IT-отделу, который решает свои специфические задачи. Айтишников обычно интересует только увязка складского комплекса с глобальной ИС предприятия, процесс экспорта и импорта данных. IT-служба не может, да и не должна прорабатывать изменения техпроцессов — это задача других сотрудников. Но именно эти изменения обязательно должны быть учтены при составлении ТЗ.

Область сбыта и продаж


Другая распространенная ошибка заключается в некорректных данных справочника артикулов. АСУ ведет учет товара по уникальным кодам — артикулам. В ее составе есть большое количество справочников по товарам, операциям, документам, контрагентам и т.п. Любая новая операция, например, добавление заявки на отгрузку к покупателю, которого нет в списке контрагентов, влечет за собой ошибку экспорта — невозможно выполнить операцию, система не находит в своих данных того, кому надо эту отгрузку осуществить.

Поэтому может возникнуть ситуация, когда на склад приходит машина за товаром, а кладовщик не понимает, что в нее грузить. Он видит ошибку экспорта и не видит заявки от отдела продаж. Он звонит продажникам и выясняет, что заявка была. Звонит айтишникам — и выясняет, что заявка и не могла пройти, потому что некий конкретный человек вручную не внес сведения в систему о новом контрагенте. Из-за этого случился простой машины, и предприятие потеряло энную сумму денег.

Все справочники системы связаны между собой. Любое изменение информации в одном, влечет необходимость обновить данные в других. Существует возможность автоматической синхронизации, но ее должен предусмотреть IT-отдел. Для этого система должна быть дополнена утилитой, писать которую (если ее нет в ТЗ), для айтишников отдельный неоплачиваемый труд. Им проще сделать выгрузку, поставив компанию в зависимость от человеческого фактора — тот, кто должен нажимать кнопку, может уйти, заболеть или просто забыть про нее.

Даже внедрение обязательного корпоративного правила: «в начале рабочего дня выгружать все изменения» решает проблему только в том случае, если АСУ может контролировать процесс и изменять справочники лишь в конкретной части. В противном случае, выгрузка блока данных на несколько тысяч наименований может занять систему на полдня.

управление промышленным складом

Точность как в аптеке

В работе электронная система от человека отличается тем, что не допускает даже малейших неточностей. Программа сравнивает поступившие извне данные, например, о количестве мест, массе, габаритах, количестве товара с допусками, определенными при настройке для каждой складской ячейки. Поэтому на сотрудников, которые с ней работают, также накладываются определенные требования в точности.

Допустим, если при вводе массы паллета допустить опечатку не 2,5 т, а 25 т — тогда система не позволит провести и принять этот паллет, т. к. она сравнит заявленную массу с введенными ограничениями на загрузку стеллажей (к примеру, не более 6 тонн на одно место). Человек на такую «мелочь» даже не обратит внимания.

Точно так же программа сработает в другой ситуации, связанной с соответствием вводимых данных заложенным в нее допускам. Например, если в системе есть правило, что принять можно только товар, срок хранения которого истек не более чем на 70%, то просрочки даже на несколько часов АСУ не допустит. Вкупе все это приводит к тому, что-либо у сотрудников, работающих с WMS-системой управлением складом, резко повысится пунктуальность и внимательность, либо система будет характеризоваться частыми сбоями и «вылетами».

На производстве

Для АСУ склада очень важны точные данные массы и габаритные характеристики товара. На их основании система делает расчет количества мест под загрузку. Если, к примеру, одна ячейка может принять товар массой 5 т, то система, в целях экономии места, не даст ставить на нее паллет массой 2 т, либо спланирует догрузку сверху другим товаром. Такое же важное значение имеют габариты как отдельной упаковочной единицы, так и транспортной или оптовой упаковки — если они будут выходит за границы нормы, система не позволит их принять. Если они отсутствуют вообще — приемки также не будет.

Международные компании всегда предоставляют своим контрагентам информацию о массе и габаритах поставляемых товаров для своевременного внесения в справочники АСУ. К сожалению, многие производители стран СНГ пренебрегают этим важным требованием. Более того, нередко происходили ситуации, когда до внедрения WMS-систем на производственных предприятиях вообще не имели представления, какие размеры в длину, ширину и глубину имеет упаковка их продукции, и сколько места на складе она занимает.

программы управления складом

Именно по этой причине производственный цикл находится в тесной связи с системой автоматизации. Если в цеху примут решение паковать на паллет немного больше товара, то высота конструкции увеличится: 3-5 см разницы несущественно для человека, но важно для компьютера. Если не внести в систему соответствующих изменений, она такой паллет программа не примет.

Эти ограничения существуют для того, чтобы избежать перегрузки стеллажа, т. к. по грузоподъемности всегда есть ограничения.

Если отлажен механизм своевременного поступления в систему всей информации о габаритах и массе товара на паллетах, то можно разработать планировку склада с ячейками разных размеров — для больших, средних и маленьких паллетов соответственно, и внедрить соответствующий алгоритм подбора ячейки в систему управления складом. Тогда не будет ситуаций, что паллет с товаром небольших габаритов и массы (допустим, 30 см в высоту и 300 кг весом) занимает полезное пространство, где мог разместится паллет 200 см в высоту с грузом в 3 т.

За счет внедрения такой системы емкость хранения можно увеличить на 15-20%, существенно сэкономив бюджет на постройке или аренде дополнительных помещений.

Сфера маркетинга

Основным «сюрпризом», который может преподнести отдел маркетинга кладовщикам, являются различные акции. В ходе таких «аукционов щедрости» распространяются промо-наборы — например, набор из пены для бритья, бритвенного станка и салфетки. Подготавливая акцию совместно с отделом продаж, маркетологи часто не считают нужным информировать о ней склад, а зря. Все акционные товары, будучи объединенными в набор, представляют собой не три разных старых артикула, а один новый. Поскольку отгружаться будут наборами.

Это приводит к работе склада в авральном режиме, а соответственно — к путанице и неизбежным ошибкам. Приходится в срочном порядке вносить изменения в технологические процессы формирования заявок на отгрузку, собирать наборы, переупаковывать, клеить этикетки — все это является дополнительными операциями, влияющими на конечную себестоимость продукта.

Информационная служба

Именно айтишники фактически будут заниматься обслуживанием внедренной системы WMS. Это включает в себя взаимную интеграцию АСУ в информационную систему предприятия, том числе части бухгалтерии, а также технической обслуживание различных вспомогательных устройств — роутеров, сканеров штрих-кодов, точек доступа, принтеров этикеток, а самое главное — каналов связи.

Одно из основных отличий WMS от ERP — это то, что первая работает в реальном времени. Помимо очевидных плюсов решения это означает, что любые возникающие недочеты и неисправности, вплоть до самых мелких, должны устраняться незамедлительно и без задержек. Поскольку отсутствие, к примеру, драйвера для принтера этикеток, если такой принтер в конкретном комплексе один, приведет к невозможности клеить этикетки в принципе, что может застопорить работу торгового зала. Что уж говорить о нарушениях в работе канала связи? Поэтому основная ошибка специалистов информационной поддержки заключается в том, что они, как правило, плохо понимают важность взаимодействия со складом с их стороны.

автоматизация работы персонала склада

По регламенту основной сервер время от времени необходимо перезагружать. Для ERP-систем отключение комплекса на 10-15 минут не критично, тогда как для WMS перезагрузка сервера без предупреждения склада приведет к возникновению огромного количества ошибок и сбоев, «разгребать» которые придется тем же айтишникам. Компания «Ай Ти Скан» рекомендует внести в действующий регламент правило согласования любых важных операций с системой между складом и IT-отделом. Рекомендуется также на этапе внедрения обязать IT-отдел выделить одного или нескольких сотрудников для практического обучения персонала работе с системой — в дальнейшем это значительно уменьшит количество ошибок.

Глобальная ошибка

Из всего вышесказанного следует вывод: большая часть проблем при работе с АСУ возникает от несогласованности действий между подразделениями компании. Отчасти, это базируется на ошибочном убеждении, что «система кладовщиков» нас - продажников, маркетологов и айтишников не касается. На самом деле она касается всех. Это инструмент, которым кто-то пользуется в большей степени, кто-то в меньшей, но его присутствие необходимо учитывать.

Поэтому все без исключения сотрудники компании должны проходить курс по эксплуатации складского комплекса. Внедрение АСУ должно проходить одновременно во всех основных подразделениях предприятия, в противном случае об эффективном использовании комплекса не может быть и речи.

Необходимо продумать многое. В первую очередь — порядок взаимодействия между службами, особенно при возникновении нештатных ситуаций. Кладовщик должен понимать: эта ошибка возникла по вине бухгалтерии, эта — отдела продаж, эта — IT, и звонить для ее устранения непосредственно виновникам. На практике же операторы АСУ обычно трезвонят сразу в техподдержку поставщика, теряя тем самым драгоценное время, т. к. проблема решается на уровне клиента и его же силами.

wms система для предприятия

Очень многое зависит также от степени мотивации сотрудников. Многие люди с трудом воспринимают изменения в существующих принципах работы. Чтобы система автоматизации склада работала корректно и приносила доход, люди должны быть мотивированы изучить все ее нюансы и особенности.

Фактически комплекс управления складом должен быть встроен в существующую систему управления предприятием. Это достигается следующими методами:

  1. назначения координатора, ответственного за «рабочую» связь между подразделениями;
  2. разъяснения сотрудникам роли склада в работе компании и знакомство с общей организационной схемой;
  3. внесение в техпроцессы соответствующих изменений;
  4. аналитическая работа со статистикой склада;
  5. снижение бюрократических проволочек;
  6. повышение общей мотивации сотрудников.

Менеджеры компании «Ай Ти Скан» с удовольствием ответят на все вопросы, связанные со спецификой работы складских систем и тонкостей по их внедрению, по телефонам:

  • +7 (495) 646-12-53;
  • +7 (499) 685-00-60.







https://uvao.ru/finances/11936-chto-nuzhno-znat-novomu-igroku-ob-onlayn-kazino.html

245da96e3aff69d4