Преимущества создания электронного архива организации

Когда речь идет про архив документов, большинство людей представляет себе бесконечные полки с папками и коробками. Надо сказать, что до относительно недавнего времени так и было, но сейчас большинство людей отдает предпочтение такому варианту как электронный архив, ведь он существенно облегчает поиск нужного документа и при этом дает к нему практически мгновенный доступ.

Почему электронный архив является отличным решением

У него есть действительно много преимуществ, причем важных:

• структурированность информации. По сравнению с бумажным, найти что-то в электронном архиве существенно проще. Когда документ переносится в электронный вид, для него делается подробное описание со всеми возможными уточнениями. Соответственно, найти то, что нужно, достаточно легко;
• компактность. Больше не нужно думать о том, как выделить площадь для того, чтобы хранить большое количество документов. Организованная работа с документацией позитивно сказывается на продуктивности работы сотрудников, а вместе с ней растут и доходы компании;
• удобство. Находить и использовать бумаги намного проще, поскольку в архиве можно найти не только документы в собственно электронном виде, но и отсканированные копии. Их можно распечатать, если в этом возникает необходимость.

Это только основные преимущества, электронный архив имеет и другие. Так, он обеспечивает сохранность и гарантирует безопасность ценных документов. При транспортировке они могут затеряться, а при пожаре, например, сгореть. Но в случае с электронной версией этого не произойдет. К тому же она не сотрется. Это делает создание электронного архива организации еще более актуальным решением.

Важно не забывать и про резервное копирование. Благодаря ему вне зависимости от любой чрезвычайной ситуации документы сохранятся.

Как такой архив поможет в оптимизации рабочих процессов

Есть еще несколько причин, по которым его точно стоит использовать. И одна из самых важных заключается в том, что можно оптимизировать рабочие процессы. Сотруднику больше не нужно идти в архив и долго искать там нужную ему информацию. Также решается проблема одновременной работы – доступ к электронной версии документа могут иметь сколько угодно людей.

Офис при этом освобождается от ненужных бумаг, которые обычно занимают действительно много полезного пространства. Если компания небольшая и она арендует офис, это даст дополнительную экономию — не потребуется отдельное помещение для того, чтобы хранить там архив.

Итак, электронный архив документации и в большой, и в маленькой компании трансформирует рутинную работу в простой процесс, который можно легко отладить до максимального комфорта. Сотрудники становятся не только более продуктивными, но и более лояльными. Чтобы добиться всех этих целей, достаточно обратиться к специалистам на странице https://www.archiv.ru/all-services/electronic/ в удобное время. Это прекрасное вложение средств – и оно быстро окупается, поскольку это только основные преимущества, в то время как по факту из больше, причем существенно больше.