Как организовать управление большим проектом

Реалии современного бизнеса требуют от компаний постоянного совершенствования, впечатляющих результатов, инноваций в обслуживании клиентов и качественных продуктов и услуг. Осуществляя стандартизированные процессы изо дня в день соответствовать все повышающимся требованиям, успевать за конкурентами практически невозможно.

Однако, вопреки очевидным фактам руководители как крупных, так и мелких компаний в своей деятельности главные акценты делают на оптимизацию бизнес-процессов, а не конечный результат. Указанная тенденция стала активно развиваться в последние годы, когда на рынке программного обеспечения появилось множество решений, позволяющих автоматизировать большинство действий сотрудников.

На сегодняшний день, несмотря на миллионы вложенные в процессы, качественного скачка и технологического прорыва не наблюдается. Дело в том, что хорошо организованный процесс отдельно от других составляющих результат не приносит.

Проектный подход подразумевает агрегацию множества элементов с целью достижения конкретного результата в заранее заданные сроки. Именно качественная реализация крупных проектов позволяет показывать видимый результат, дающий компании конкурентное преимущество.

Грамотное управление большим проектом – задача, с которой справится далеко не каждый руководитель.

Что такое проект и зачем им управлять?

Проект – это совокупность действий, реализуемая в определенный момент времени и направленная на достижение заранее поставленной цели, которая ограничена сроками, стоимостью и ресурсами.

Вопреки общепринятому мнению большинства руководителей, указанная совокупность действий должна координироваться и управляться надлежащим образом. Согласно статистике, недостаточное внимание к координации действий привело к тому, что в 2012 году каждый третий проект в мире не был реализован. Основная проблематика связана с тем, что три составляющие проектов носят ограниченный характер: время, бюджет, ресурсы. К этому списку следует добавить риск-факторы, с которыми сопряжена любая проектная деятельность:

• человеческий фактор включает в себя некомпетентность руководителя проекта и команды, прокрастинацию отдельных членов, и т.д.;
• географическая разрозненность подразумевает присутствие членов команды в разных местах, что усложняет процесс координации их действий;
• коммуникационный фактор связан с отсутствием понимания у членов команды общих целей, проблемами взаимодействия и т.д.

Проблем, которые могут возникнуть в процессе реализации проекта множество, а конечный результат зависит от огромного количества составляющих. Тем не менее, грамотное управление проектом позволяет нивелировать большинство рисков и сохранить в целости нервную систему директора.

Любой проект включает в себя несколько этапов: планирования, реализации, координации, результативной оценки.

Как управлять крупным проектом: рекомендации

Приступая к реализации проекта, следует оценить его реалистичность через анализ трех составляющих: количества времени выделенного на реализацию, бюджета, наличия необходимых ресурсов (производственных, человеческих). Например, реализовать крупный проект в кратчайшие сроки без привлечения дополнительных ресурсов и бюджета зачастую нереально.

Любой крупный проект преследует заранее заданную цель, которая должна отвечать следующим критериям:

• достижимость;
• реалистичность;
• измеримость;
• гибкость.

Определившись с осуществимостью проекта и достижимостью поставленной цели, следует перейти к делению проекта на подцели, а затем на задачи. Такой подход позволяет использовать принцип разделения труда во избежание повторяющихся функций, понимания количества требуемых специалистов и т.д.

Подготовительная работа дает возможность руководителю снова оценить правильность своих выводов относительно требуемых ресурсов и времени, а затем начать планирование конкретных действий в пространстве и времени. Стадии реализации проекта будут включать:

• создание организационной структуры проектной деятельности, включающей выбор необходимых функциональных подразделений и соответствующих специалистов, назначение соответствующих руководителей, выделение проектного офиса;
• формирование единого информационного пространства проектной деятельности;
• выделение фаз и стадий проекта с последующим формированием его жизненного цикла;
• определение контрольных точек и качественная работа с ними;
• создание инструментов совместной работы команды, обеспечивающих совместное принятие решений, понимание членами команды контекста реализации своей задачи, зависимости собственных действий от других членов, а результата проекта от совместных усилий;
• оценка результатов и работа над ошибками.

Внимательное отношение к этапам и стадиям реализации проекта позволит даже самый крупный и сложный проект упростить до набора простых действий с тем, чтобы понять вектор собственных действий и достичь качественного результата.