Особенности отчётной документации

Отчётная документация присутствует в разных жизненных сферах. Продавец отчитывается о товарах, водитель – о доставке груза, начальник склада – об отгрузке и прочее. Данная документация стала частью современной жизни. Многие сталкиваются с отчётными документами каждый день. Их оформляют по работе, в связи с бытовой необходимостью. Чеки – это официальные документы, подтверждающие приобретение и материальные траты. Они имеют юридическую силу и оформляются в связи с государственными требованиями.

В данной статье поговорим об отчётных документах. Расскажем о чеках, их видах, особенностях. Затронем тему потери этих бумаг, процедуру восстановления. Никогда не знаешь, с чем столкнёшься. Лучше заранее ознакомиться с данной информацией.

Что такое кассовый чек

Его нельзя путать с обычной ценной бумагой, дающей право на получение денег в финансовых учреждениях. Кассовый чек – это документ, доказывающий покупку товара, услуги в определённой компании. В нём содержится важная информация о продавце, сумма оплаты и другие данные. Кассовый чек обязательно имеет:

• наименование организации;
  
• её ИНН, ОГРН;
  
• сведения о товаре, услуге;
  
• сумму.
  

Подобные документы выдаются повсеместно. Их обязательно оформляют в торговых точках, на складах, при доставке продукции, оплате номера в гостинице, заказе в ресторане. Кассовый чек является доказательством приобретения, получения продукции или услуг в конкретной организации.

Назначение бумаги

Документ выполняет несколько функций. Чеки для отчетности играют особую роль. Это главное условие возврата товара в магазине или средств за некачественные услуги. В начале процедуры представители компании спрашивают о его наличии. Отсутствие бумаги станет основанием для отказа. Только чек свидетельствует о приобретении у конкретного продавца.

Командированные лица понимают ценность данных бумаг. Есть компании, где идёт строгая отчётность о поездках. Участники обязаны предоставить рабочие результаты и свидетельства финансовых трат. Это необходимо для учёта суммы командировочных и компенсации, если сотрудник оплачивал всё самостоятельно.

Виды документа

Кассовые чеки – обобщённое понятие. На практике встречается несколько видов бумаги. Выделяют документы следующих типов:

• кассовый;
  
• товарный;
  
• квитанции.
  

Они имеют сходное назначение, но разное содержание. С кассовым видом встречаемся чаще всего. Они выдаются как распечатка данных из контрольно-кассового аппарата. Товарный отличается от кассового большим объёмом информации. Документ тоже выдаётся при покупке продукции или оказания услуг. Квитанции являются дополнением к кассовым ордерам. Эти бумаги встречаются постоянно в разных сферах жизни.

Данные типы чеков могут быть представлены в бухгалтерию как доказательство материальных трат. Собрать полный пакет получается не всегда. Многие забывают вложить очередной чек в отчёт, теряют его. Результатом станет потеря денег, взыскание начальства, проблемы руководства с налоговой. Доводить до этого не стоит. В ряде случаев проще и выгоднее купить кассовый чек. Услугу предоставляют специализированные компании Москвы. Выбирать исполнителя нужно осторожно, так как требуется оригинальная бумага.

Зачем покупать

Правильный и своевременный вопрос. Частичный ответ мы дали выше: кассовая документация подтверждает финансовые траты перед бухгалтерией. Сотрудник компании не попадает под штрафные санкции. Но этим всё не ограничивается. От отчётности зависит сумма налогов. Чеки подтверждают расходы компании. Данные о них передаются в налоговую инспекцию.

Как выбрать

Понадобились услуги по оформлению такой документации? Единственный вариант – обращение в специализированную компанию. Данных организаций в Москве и других крупных городах много, но не каждая достойна внимания и доверия. Обязательно анализируйте исполнителя перед обращением.

Выбор основан на оценке по определённым критериям. Они индивидуальны для каждого случая, но есть ключевые моменты. На первом месте стоят гарантии. Цель покупки – получить оригинальный документ с нужной информацией. Повторимся, это главное требование. Обратите внимание на систему оплаты. Если компания предлагает отдать деньги до получения документа на руки, это мошенники. Разумная стоимость и система скидок – приятные бонусы в подобных вопросах. Хороша та фирма, которая разбирается в предлагаемом товаре. Наличие контактной информации – это тоже признак надёжного исполнителя. Не спешите платить за документ. Предварительно оцените его качество. Лишняя уверенность не повредит.