Как оптимизировать командировочные расходы?

В бизнесе часто приходится совершать деловые поездки, что сопряжено с затратами. В условиях напряженной экономической ситуации на первый план выходит их оптимизация. Надежная платформа для аналитики командировочных расходов практически необходима, поскольку, как показывает практика, зачастую средства, которые тратятся на командировки, расходуются бесконтрольно. Способов оптимизации существует масса — лучше задействовать их комплексно.

Travel-политика

Целью Travel-политики является контроль и оптимизация расходов, а также их систематизация. В ней прописывается множество важных моментов — процедура бронирования и оплаты билетов и номеров в гостиницах, особенности визовой поддержки, рекомендации касательно выбора авиарейсов и т. д. Кроме того, указывается перечень технических решений. При разработке Travel-политики учитываются процедуры, которые используются при организации на данный момент, после чего выясняется, что именно требует пересмотра и улучшения. Зачастую хорошим вариантом будет воспользоваться помощью специализированных компаний типа Аэроклуб.

Корпоративные условия

Оптимизировать затраты можно, заключив специальные соглашения с поставщиками услуг. Многие авиакомпании и представители гостиничного бизнеса предлагают корпоративное обслуживание по специальным тарифам. Если в вашей сфере бизнеса необходимо часто совершать командировки, стоит заключить договор на корпоративное обслуживание.

Корпоративные карты

Такие банковские карточки привязываются к счетам юрлиц. С их помощью можно оплачивать различные командировочные расходы или получать наличные. Данный инструмент позволяет эффективно оптимизировать бизнес-процессы, в особенности если в компании действует платформа по управлению расходами.

Выбор партнера

Одно из важнейших значений имеет выбор туристического агентства, которое станет партнером компании. Идеальный вариант — провести конкурс или тендер, изучить все предложения и выбрать то, которое соответствует вашим требованиям. Это позволит минимизировать риск бесконтрольной траты в командировках, а также упростить и ускорить процесс их организации.